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Gesundheitswesen

SAP-Berechtigungen im Krankenhaus: Warum Zugriffsrechte Leitungsaufgabe sind

November 2026 · 7 Min. Lesezeit

Im Krankenhaus treffen drei Rechtskreise auf einen Alltag aus Schichtdienst, Rotation und Notfällen. Dieser Beitrag zeigt, warum Zugriffsrechte dort fast von allein wachsen und welche vier Bausteine das dauerhaft ändern. Den Leitfaden mit allen Übersichten können Sie am Ende als PDF anfordern.

Drei Rechtskreise, eine Forderung

Wer im SAP-System eines Krankenhauses was sehen und tun darf, ist keine reine IT-Frage. Drei Rechtskreise greifen gleichzeitig, und alle verlangen im Kern dasselbe: nachweisbar begrenzte Zugriffe.

• Datenschutz (DSGVO, Art. 9 und 32): Gesundheitsdaten sind besonders geschützt. Der Zugriff darf nur so weit reichen, wie die Aufgabe es erfordert, und das muss sich belegen lassen.
• Schweigepflicht (§ 203 StGB): Das Patientengeheimnis gilt auch im eigenen Haus. Wer ohne Behandlungsbezug in eine Akte schaut, kann sich strafbar machen.
• IT-Sicherheit (BSIG und § 391 SGB V): Das neue BSI-Gesetz gilt seit dem 6. Dezember 2025 ohne Übergangsfrist. Zugriffsschutz gehört zum geforderten Stand der Technik.

Bei Datenschutz und IT-Sicherheit liegt die Verantwortung bei der Leitung des Hauses. Sie lässt sich nicht an die IT delegieren. Dieser Beitrag ist eine fachliche Einordnung und keine Rechtsberatung.

Warum Rechte von allein wachsen

Berechtigungen haben eine eingebaute Schieflage. Für die Vergabe gibt es immer jemanden, der drängt: eine Person, die nicht arbeiten kann. Für den Entzug gibt es niemanden, denn keiner beschwert sich darüber, zu viel zu dürfen. Im Klinikalltag kommen vier Treiber dazu:

• Hohe Fluktuation durch Rotation in der Weiterbildung, Leih- und Honorarkräfte.
• Schichtdienst, in dem nachts eine Person mehrere Stationen abdeckt.
• Notfallzugriffe, die als Dauerrecht breit vergeben und nie zurückgenommen wurden.
• Wechsel zwischen Abteilungen, bei denen die alten Rechte bleiben.

Das Ergebnis: Nach vielen Jahren im Haus hat eine Beschäftigte typischerweise ein Vielfaches der Rechte, die ihre heutige Stelle erfordert, ohne dass jemand eine Regel gebrochen hätte. Eine einmalige Aufräumaktion hilft deshalb wenig. Ändern müssen sich die Regeln.

Vier Bausteine, die das Problem dauerhaft lösen

1. Funktion und Abteilung trennen

Die Funktionsrolle beschreibt, was jemand tun darf, zum Beispiel als Stationsärztin, Pflegekraft oder in der Abrechnung. Die Abteilungsrolle beschreibt, wofür das gilt: eigene Station, eigene Fachabteilung, übriges Haus. Aus beiden zusammen ergibt sich das Profil eines Arbeitsplatzes.

Das spart Aufwand. In einem Haus mit 15 Fachabteilungen und 20 Funktionen wären es 300 einzeln gebaute Rollen. Mit zwei Dimensionen sind es 35 Bausteine. Wechselt eine Ärztin die Abteilung, wird genau ein Baustein getauscht.

2. Funktionstrennung vor der Vergabe prüfen

Kein Prozess, in dem Geld oder sensible Daten bewegt werden, sollte von einer Person allein kontrolliert werden. Wer Lieferanten anlegt, gibt keine Zahlungen frei. Wer Benutzer anlegt, weist keine Rollen zu. Entscheidend ist der Zeitpunkt: Geprüft wird vor der Vergabe und nicht erst im Jahresabschluss. Wo sich eine Trennung personell nicht umsetzen lässt, wird der Konflikt dokumentiert und durch eine Kontrolle ausgeglichen.

3. Notfallzugriff: sofort, aber nachvollziehbar

Im Notfall muss der Zugriff ohne Wartezeit möglich sein. Das leistet ein Verfahren, bei dem sich die Ärztin selbst freischaltet, einen Warnhinweis bestätigt und einen Grund angibt. Der Zugriff gilt nur für diesen Fall, jeder Aufruf wird protokolliert, und die Protokolle werden stichprobenartig ausgewertet.

Die Kontrolle entsteht also nach dem Zugriff und bremst die Versorgung an keiner Stelle. Sie wirkt aber nur, wenn die Auswertung wirklich stattfindet. Weil dabei Zugriffe von Beschäftigten protokolliert werden, sollte die Mitarbeitervertretung früh eingebunden sein.

4. Der Personalprozess löst die Rechte aus

Eintritt, Wechsel und Austritt werden im Personalsystem erfasst und stoßen die Berechtigungen an. Neue Beschäftigte sind am ersten Tag arbeitsfähig. Beim Wechsel enden die alten Rechte, und beim Austritt wird das Konto am letzten Arbeitstag gesperrt. Dazu kommt eine regelmäßige Überprüfung: Fachverantwortliche bestätigen die Zugriffe ihres Teams. Was nicht bestätigt wird, erlischt.

Klein anfangen

Der erste Schritt muss kein Großprojekt sein. Eine Analysephase von sechs bis acht Wochen zeigt, welche Rollen es gibt, wer was darf und was davon tatsächlich genutzt wird. Danach lässt sich über alles Weitere auf Basis eigener Zahlen entscheiden.

Für den Zeitpunkt spricht noch etwas: Die reguläre Wartung von SAP IS-H endet 2027, die verlängerte Wartung 2030. Einen Nachfolger im SAP-Standard gibt es nicht. Wer das Rollenmodell vor oder mit der Ablösung neu aufsetzt, baut es einmal. Wer wartet, nimmt die gewachsenen Altrollen mit ins neue System.